ATA - 25-11-2024 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - SEI 24.0.000013732-0 - DOC. 0997021

Resultado: 

Realizada reunião para tratar de orientação aos demais servidores sobre o descarte na qual ficou decido sobre a realização de um curso de orientação para as pessoas responsáveis pelo descarte atentarem sobra as diferenças existentes entre os conceitos arquivísticos e de direito, foi aceita a proposta de baixa definitiva do SEI nº 22.0.000008947-1 cujo objeto é a alteração dos Anexos da Resolução TRE-GO 366/2022, e que as arquivistas deveriam verificar se existem muitas outras funcionalidades no sistema SEI que ainda não foram adotadas pelo Tribunal.

ATA - 30-07-2024 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - SEI 24.0.000013732-0 - DOC. 0877679

Resultado:

Realizada reunião para apresentação de novos membros da CPAD e tratar de questões relacionadas ao novo SEI (Sistema Eletrônico de Informação), na qual ficou decidido que até o dia 01/10/2024 os integrantes da CPAD iriam organizar as tratativas dos dossiês e até o dia 02/08/2024 deveriam abrir um SEI e encaminhar para o Comitê Gestor de Proteção de Dados Pessoais para orientar os usuários qual a atribuição de nível de acesso de forma correta.

ATA - 08-11-2023 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - SEI 23.0.000003431-2 - DOC. 0665350

Resultado:

Realizada reunião para tratar de questões relacionadas ao novo SEI (Sistema Eletrônico de Informação) na qual ficou decido que, até 10/11/2023, os integrantes da CPAD iriam criar um manual de orientações a ser disponibilizado na intranet, bem como criar e divulgar vídeos do Minuto TRE-GO para orientar o público sobre o novo SEI e a CPAD, realizar testes na versão 4.1.1 do SEI, verificar com a STI onde ficam armazenados os processos concluídos no SEI, solicitar à STI a inativação do comando de cancelamento de documento na versão 4.1.1 do SEI, a liberação da árvore de processos no perfil básico e a manutenção do perfil de administrador como e reforçar a orientação aos gestores de área quanto à assinatura de documentos nas unidades em que atuam.

ATA - 04-10-2023 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - SEI 23.0.000003431-2 - DOC. 0642742

Resultado:

Realizada reunião para tratar de questões relacionadas ao SEI (Sistema Eletrônico de Informação) na qual ficou decidido que até o dia 06/11/2023 deveria ser avaliada a classificação dos processos em sigiloso e restrito por assunto (pela servidora Belmira); os integrantes da CPAD deveriam padronizar a criação dos processos e assuntos nas unidades, analisar as unidades que são utilizadas no SEI para eventual retirada das não usadas, realizar testes na versão 4.1.1 do SEI e orientar os gestores de área quanto à assinatura de documentos nas unidades em que atuam e o impacto nas estatística em caso diverso e a STI deveria avaliar a necessidade de criação de perfil avançado (perfil intermediário entre usuário comum e administrador) para os integrantes da CPAD bem como verificar se o botão de cancelamento estará disponível nos mesmos moldes na versão 4.1.1 do SEI e analisar a possibilidade de retirada desse comando.

ATA - 15-02-2023 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - SEI 23.0.000003431-2 - DOC. 0495703

Resultado:

Realizada reunião para orientar os membros da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) as demandas existentes na área de preservação e descarte de arquivos na qual ficou definido que para os itens 0-10 e 0-10-4 da Tabela de Temporalidade (itens de eleições) recomendou-se seriam adicionadas uma observação com exemplos de documentos que se encaixam na descrição; que os servidores da Comservzonas deveriam enviar sugestões para a CPAD com relação a questões de Gestão Documental; que em relação à LGPD para a requisição de pesquisa de documentos  específicos arquivados os acadêmicos devem informar o nome completo/Identificação, o objetivo do acesso e pesquisa e a forma de contato.

ATA - 14-09-2020 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado: 

Realizada reunião para definição de membros revisores da tabela de tipos procedimentais no SEI, na qual ficou decidido que os servidores Stella, Belmira, Edson e Denise Aranha iriam Revisar da tabela de tipos procedimentais (adição e exclusão de assuntos) e as servidoras Viviane Fraga de Oliveira e Fernanda Souza Lucas iriam definir o representante da Diretoria Geral.

ATA - 18-08-2020 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para discutir sugestões de mudança na nova Tabela de Temporalidade na qual decidiu-se pela necessidade da criação do item de “reembolso” para a Secretaria de Administração e Orçamento (SAO); que será mantido o prazo de livros de registro obrigatórios como Guarda Permanente, conforme orientação dos órgãos superiores de documentação (CONARQ) e que a forma de anuência da minuta de resolução será por meio do PAD 11000/2020.

ATA - 14-08-2020 - AVALIAÇÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para apresentar resultado da nova Tabela de Temporalidade e solicitar análise da Tabela pela Comissão Permanente de Avaliação Documental na qual ficou decidido que os membros da Comissão deveriam enviar suas observações quanto à nova Tabela de Temporalidade Documental antes da próxima reunião marcada para 18/08/2020.

ATA - 04-08-2020 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para receber respostas sobre o uso do Sistema Eletrônico de Informações – SEI e análise das adaptações necessárias do uso da Tabela de Temporalidade Documental – TTD, no âmbito do  SEI, na qual ficou decidido que seriam sugeridas normas de padronização para o preenchimento do campo específico; que seria realizada a marcação com os procedimentos administrativos que se encaixam e já existem no SEI e os que precisam ser criados ou excluídos; que seriam identificar modelos de documentos que serão necessário.

ATA - 21-07-2020 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para verificar as propostas de alteração na tabela de temporalidade e as adequações necessárias para a implantação do SEI na qual fico decidido que cada representante deveria verificar os processos de sua unidade para serem inseridos no SEI; que deveriam ser verificados os processos, assuntos e documentos que constam do SEI, conforme tabelas envidadas pela STI, e sua adequação com as atividades desenvolvidas em suas unidades; que seria encaminhado link do curso e as tabelas que a STI disponibilizaria; que não iria efetuar a revisão da tabela, com as sugestões apresentadas até o momento; que iria permanecer para todas as unidades a consulta dos protocolos, pois trata-se de ferramenta para encontrar documentos no arquivo.

ATA - 13-03-2020 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para analisar sugestões de determinados códigos da tabela de temporalidade documental utilizada atualmente, na qual foi informado o andamento do PAD 9720/2019 e ficou decidido que o representante da Comservzonas deveria apresentar códigos que não tem na atual Tabela e que pertencem exclusivamente aos Cartórios Eleitorais; que CPAD deviria propor à Diretoria-Geral que orientasse a Secretaria de Tecnologia da Informação para que, antes de descontinuar algum sistema, seja ouvida a CPAD, no que tange a gestão documental; que seja providenciado a notificação de acesso aos referidos sistemas por aqueles que necessitem de sua execução devido as suas atividades, como é o caso do SADP; que sejam orientadas as unidades a procederem o arquivamento dos procedimentos eletrônicos (PAD) nos moldes utilizados pela SAO com a inserção do código existente na atual Tabela de justificativa para sua inserção Temporalidade Documental; que a Vice-Presidência e Corregedoria se manifeste ou se entender necessário oriente, quanto ao procedimento a ser adotado pelos Cartórios Eleitorais, no tocante a devolução dos documentos originais recebidos no balcão, observando os ditames da Resolução TRE 318/2020.

ATA - 13-11-2019 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para informar acerca das ações propostas na reunião do dia 03/09/2019 e sugestões de adequação da Tabela de Temporalidade Documental, na qual ficou decidido que seria cobrado o andamento do PAD 9720/2019, o curso de treinamento sobre arquivo seria requerido pelos membros nas respectivas unidades; que seriam  criados PADs separados por unidade para alteração da Tabela, os quais posteriormente seria juntado em um só, que seria criado um PAD para ser analisado modelo de tabela de temporalidade diferenciada da utilizada por este Tribunal, e, ainda, que a próxima reunião será realizada no início do mês de março de 2020.

ATA - 03-09-2019 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para discutir sobre as ferramentas de gestão documental presentes no Processo Administrativo Digital (PAD) e possíveis adequações dessas, na qual ficou decidido que a tabela de temporalidade de documentos (TTD) seja revista para se adaptar à realidade dos documentos eletrônicos; que o Sistema PAD classifique os documentos e processos no ato de sua criação por meio da inserção automática dos códigos de temporalidade;  que sejam criados locais no PAD para o armazenamento dos documentos e processos nas fases corrente, intermediária, permanente e eliminação; que ao final do prazo estipulado na TTD para a permanência em cada fase, os documentos e processos passem automaticamente para a fase seguinte; que seja automatizada a classificação dos documentos e processos já criados, de forma a evitar que todas as unidades tenham que desarquivar seus atuais processos arquivados para então classificá-los e inserirem rótulos com os códigos de temporalidade; que os representantes da Secretaria de Tecnologia da Informação provocarão o TRE/PR e a equipe nacional desenvolvedora do PAD para que prestem as informações solicitadas e, eventualmente, informem o prazo para a disponibilização do que se requer seja implementado no sistema PAD.

ATA - 20-08-2019 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para apresentar a arquivista Andréia Araújo Lima, contratada para auxiliar nas atividades de gestão documental, aos membros da Comissão, na qual ficou decidido que as Zonas Eleitorais façam o descarte de documentos; que no início do ano de 2020 haja reunião para planejamento das ações da Comissão, e duas reuniões anualmente; que ocorra a pela abertura de PAD para os membros da CPAD sugerirem alterações na Tabela de Temporalidade de Documentos; que ocorresse  outra reunião em novembro/2019 para discussão sobre as ações definidas, bem como seria exposta as informações sobre os questionamentos levados ao Secretário de TI sobre as funcionalidades do sistema PAD; que a prioridade nesse semestre de 2019 seria a eliminação de documentos.

ATA - 16-05-20217 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Resultado:

Realizada reunião para exposição de discussão sobre matéria relativa à gestão documental no TRE/GO na qual ficou decidido 1) evitar cópias de documentos de uso pessoal; 2) a Unidade que recebe documento de órgão externo (recomendações, ofícios, orientações, portarias), considerando a classificação e o prazo de guarda deverá guardar o original em arquivo; 3) documentos (eletrônicos ou digitais) recebidos no PAD e documentos físicos devem receber o mesmo tratamento constante da tabela de temporalidade; 4) em cumprimento à decisão da douta Presidência no PAD 33507/2017, todas as unidades do Tribunal deverão envidar esforços no sentido de diminuir o peso que sobrecarrega a estrutura do prédio; 5) e o mais importante, o Tribunal deve disseminar a cultura de conscientização da importância de ser dar o devido tratamento aos documentos aqui produzidos.