Gestão Documental

O Programa de Gestão Documental tem por finalidade implementar política de gestão documental (CF/88 [Planalto] e Lei nº 8.159/1991 [Planalto]), ou conjunto de procedimentos e operações técnicas para produção, tramitação, uso, avaliação, classificação e arquivamento de documentos institucionais e recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício das suas atividades independentemente de suporte onde registrada, visando eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Resolução CONARQ nº 6/1997 [Conarq]).

 

"Entende-se por política de gestão documental a definição de diretrizes para a gestão de documentos arquivísticos, abrangendo desde a produção até a destinação final, seja a preservação por meio de guarda permanente, seja a eliminação depois de sua avaliação.
Já a gestão da memória, instituída no âmbito deste Regional no ano de 2021, abrange um conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história do Poder Judiciário contida em seus documentos, processos, arquivos, bibliotecas, memoriais, personalidades, objetos e imóveis, abarcando iniciativas direcionadas a pesquisa, conservação, restauração, reserva técnica, comunicação, ação cultural e educativa."

 

A Comissão Permanente de Avaliação Documental, prevista pelo Decreto nº 4.073/2002 [Planalto], é responsável por orientar e realizar o processos de gestão documental. Em cada zona eleitoral do Estado de Goiás existe uma comissão permanente de avaliação documental.

Memorial virtual : Visando a comemoração do Dia da Memória do Poder Judiciário, este Tribunal Regional Eleitoral criou pela Portaria PRES n° 111/2021 o Memorial Virtual, lançado na data de 10 de maio de 2021, onde é possível ter acesso ao acervo do Centro Histórico da Justiça Eleitoral de Goiás, a história da Justiça Eleitoral, exposições, fotografias, galerias, publicações, mapas das Zonas Eleitorais e demais informações sobre a Memória da Justiça Eleitoral de Goiás.

Legislação

Atos do CNJ

Atos do TSE

Atos do TRE/GO

A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.53) consiste em “um grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade”.

De acordo com o Decreto n. 10.148, de 2 de dezembro de 2019, art. 9°, todos os órgãos e/ou entidades da administração pública federal devem constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.

Sobre essa questão, o Conselho Nacional de Justiça, nos termos do art.11 da Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, determina que os tribunais e nos seus órgãos subordinados devem instituir Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.

Ainda, sobre a normatização e determinação de que os tribunais e nos seus órgãos subordinados devem instituir encontra-se disposto pelo Conselho Nacional de Justiça dispõe na Resolução n. 324, de 30 de junho de 2021, em seu art. 11 sobre as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, conforme a seguir:

Art. 11. Deverão ser instituídas CPADs nos tribunais e nos seus órgãos subordinados com as seguintes atribuições:

I - propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

II – orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

IV – analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los; e

V – realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória.

Já o TRE-GO instituiu como competência da CPAD, por meio da Resolução nº 278/2018, no seu art. 16:

I - zelar pela manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e pela implementação de estratégias de preservação desde sua produção e durante todo o seu tempo de guarda ;

II - propor regras de manutenção do acervo e de modernização e automatização dos arquivos setoriais e central;

III-  propor periodicamente o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos;

IV - orientar a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e dirimir possíveis dúvidas;

V-  propor o sigilo dos documentos destinados ao arquivo central, seu grau e tempo de duração, bem como a permissão de acesso aos mencionados documentos;

VI - propor o descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade de Documentos, por iniciativa própria ou por sugestão das unidades da Secretaria do Tribunal e Zonas Eleitorais;

VII - publicar, na imprensa oficial, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; e

VIII-  garantir a preservação de uma amostra estatística representativa do universo dos documentos e processos administrativos, no caso de população suficientemente grande passível de eliminação.

Além disso, o TRE-GO de acordo com a aludida Resolução n. 278/2018, art. 15, que dispõe que tanto o tribunal, como cada um das zonas eleitorais devem ter uma CPAD.

Atualmente, a CPAD é constituída por representantes das unidades organizacionais do Tribunal, das Zonas Eleitorais, arquivista e historiador.

Histórico da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD)

Resolução nº 131/2008 - Disciplina o Programa de Gestão de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás e das Zonas Eleitorais de sua jurisdição

Portaria DG nº 144/2008 – Designa a primeira Comissão Permanente de Avaliação Documental no âmbito do Tribunal

Portaria DG nº 165/2009 – Acrescenta membro à CPAD

Portaria DG nº 200/2009 – Altera a composição da CPAD

Portaria DG nº 228/2009 – Designa novo integrante à CPAD

Portaria DG nº 365/2010 - Designa novos membros da CPAD

Portaria DG nº 162/2014 – Designa novos membros da CPAD

Portaria DG nº 299/2014 – Substitui membros da CPAD

Portaria DG nº 584/2015 – Designa membros da CPAD

Portaria DG nº 427/2016 – Altera a composição da CPAD

Portaria DG nº 142/2017 – Altera a composição da CPAD

Resolução nº 278/2018 – Altera a Resolução nº 131/2008

Portaria DG nº 137/2019 – Altera a composição da CPAD

Portaria DG nº 164/2019 – Delega atribuições aos membros da CPAD

Portaria DG nº 200/2019 – Altera a composição da CPAD

Portaria DG nº 224/2019 – Altera a composição da CPAD

Portaria DG nº 236/2019 – Altera a composição da CPAD

Portaria DG nº 84/2020 – Altera a composição da CPAD

Portaria DG nº 93/2020 – Altera a composição da CPAD

Resolução nº 337/2020 – Cria nova Tabela de temporalidade de documentos para implementação no Sistema Eletrônico de Informação - SEI

Portaria DG nº 59/2021 – Altera a composição da CPAD

Portaria DG nº 61/2021 – Altera a composição da CPAD

Resolução nº 354/2021 – Dispõe sobre os instrumentos de Gestão Documental utilizados no âmbito da Justiça Eleitoral em Goiás

Resolução nº 366/2022 - Institui a Política de Gestão Documental e da Memória e dispõe sobre a implementação dos Programas de Gestão Documental e da Memória no âmbito da Justiça Eleitoral em Goiás.

Portaria DG nº 15/2023 - Altera a composição da CPAD

Portaria PRES nº 183/2023 - Inseri informação no campo 'OBSERVAÇÃO/AVISO" da Resolução TRE/GO nº 366/2022

Portaria PRES nº 322/2023 - Altera a tipologia documental e o prazo de guarda, contidos no Anexo II da Resolução TRE/GO nº 366/2022.

Portaria DG nº 111/2024 - Designa os membros da CPAD

Contato

cpad-lista@tre-go.jus.br

Atas - pautas e resultados

O software livre Atom ampliará o acesso ao fundo Arquivístico do TRE-GO. Trata-se da implementação desse instrumento de pesquisa automatizado, reconhecido internacionalmente, em que serão disponibilizados documentos que se encontram em fase de guarda permanente, tais como mapas eleitorais, relatórios de eleições, processos históricos, fotos, publicações técnicas, decisões etc.

O acesso é feito por meio do link - Acervo Arquivístico Digital da Justiça Eleitoral de Goiás